Documentos do PROMOMEU em nosso Plano de Classificação



 Análise Diplomática acerca de um documento do PROMOMEU


Mapeamento do processo (Bizagi)


Perguntas da atividade realizada no Arquivo Central da UnB

1. As espécies documentais existentes no ACE são: relatório de atividades, processos de transferência, resoluções, matrículas, certificados de graduação... (essa são algumas das espécies existentes, não todas)

2. As correspondentes funções de tais espécies são:
Relatório de atividades: registro das atividades executadas

Processo de Transferência Voluntária ou Facultativa: Solicitação de Transferência Voluntária ou Facultativa

Resoluções: Informações sobre os processos administrativos dos setores da UnB 

 Matrícula: Comprovar a efetivação de matrícula dos alunos  

 Certificados de graduação: Comprovar o término do curso de graduação  

3. Os tipos documentais existentes são:
 Relatório de atividades para registro das atividades executadas, processo de transferência compulsória para realização de transferência, Ata de criação de comissões para registro de criação de comissões, Atos da reitoria

4. 

5. O plano de classificação sugerido pelo grupo, é o do Arquivo Central da UFJF. O Arquivo Central da UFJF foi instituído pela Resolução 14. No. 15 de 31 de maio de 2011, do Conselho Universitário da UFJF, como órgão suplementar vinculado à Reitoria. É o órgão central do Sistema de Arquivos da UFJF, instituído pela mesma Resolução. 

O Arquivo Central se orienta e supervisiona  a aplicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos nos diversos setores da Universidade, começando pela Pró-Reitoria de Recursos Humanos (PRORH). Em seguida, se estende à Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão (PROPLAG) e as Pró-Reitorias a ela vinculadas diretamente, e, depois, às Pró-Reitorias envolvidas com as atividades-fim, às Unidades Acadêmicas, aos Órgãos Suplementares e a outros setores da UFJF, o que envolve um tempo considerável. Isso, é claro se adaptando à organização da Universidade de Brasília. Uma vez que, O ACE da UnB, usam o plano do Conarq para área meio e o Ifes para a área fim.O Conarq não é compatível com o que o arquivo trabalha,é incompleto, como afirmam alguns dos funcionários do arquivo,

6. Como sugestões de ações arquivísticas que podem ser implementadas do ACE, sugeridos: Salas climatizadas com temperatura ideal para documentação que abriga, padrozização de atividades e normas. 

Análise diplomatica das séries do Arquivo Central da UnB (ACE)

 

Denominação do documento: Contrato de locação
Forma: original
Formato e dimensões: processo
Suporte: papel
Gênero: textual
Validação: assinatura e carimbo
ficha 3

Plano de classificação

Documentos analisados: 1. Transferência voluntária ou facultativa.
                                          2. Adicional noturno
                                          3. Contrato de locação

Fundo: Universidade de Brasília
Organismo (1) Secretaria de Administração Acadêmica 

Função                                                           Espécie                 Nºde documentos
Transferência voluntária ou facultativa        Processo                Aproximadamente 30


Fundo: Universidade de Brasília
Organismo (2) Decanato de Gestão de Pessoas 

Função                                                Espécie                                                Nºde documentos 
Adicional Noturno                             Ficha individual de adicional noturno                        2


Fundo: Universidade de Brasília
Organismo (3) Secretário de Gestão do Patrimonial 

Função                                                   Espécie                                                     Nºde documentos  
Contrato de locação                                 Processo                                                Aproximadamente 50